Tổ chức cuộc họp giao ban công ty là một hoạt động vô cùng phổ biến ở tất cả mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc nó phổ biến không đồng nghĩa với việc mỗi doanh nghiệp biết cách tổ chức cuộc họp giao ban công ty mang lại hiệu quả. Video bên dưới sẽ chia sẻ với anh/chị cách thức tổ chức cuộc họp theo công thức LION để đem lại hiệu quả tối đa, mà lại không tốn quá nhiều thời gian của doanh nghiệp cho những cuộc họp vô bổ.
Video chia sẻ về cách thức tổ chức cuộc họp giao ban công ty theo công thức LION
Dành cho những anh chị nào thích đọc hơn là nghe và xem video thì bài viết hướng dẫn được mình ghi cặn kẽ ở bên dưới. Đây chính là cách mà mình hướng dẫn các anh chị chủ doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp tại công ty và đạt được hiệu quả tốt hơn, giảm được rất nhiều thời gian dư thừa bị mất đi do các cuộc họp vô bổ vẫn diễn ra đều đặn mỗi tuần tại doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Việc đầu tiên, và quan trọng nhất là kiểm tra lại những mục tiêu mà bản thân mình hoặc đội ngũ hoặc doanh nghiệp đã đặt ra trong tuần vừa qua. Nhiều anh chị chủ doanh nghiệp chưa có thói quen quản trị công việc theo mục tiêu sẽ gặp khó khăn cho việc này. Hãy bắt đầu nhé. Câu hỏi đầu tiên anh chị cần xác định là:
L: Lastweek – Đâu là những mục tiêu ưu tiên mà tuần trước chúng ta đã lựa chọn?
Khi tổ chức cuộc họp giao ban, ở bước này, chúng ta sẽ cùng nhau đánh giá lại các hoạt động đã diễn ra trong tuần trước:
- Những mục tiêu nào trong tuần trước đã hoàn thành và hoàn thành như thế nào?
- Có bao nhiêu mục tiêu đã được hoàn thành?
- Được bao nhiêu phần trăm so với kế hoạch ban đầu?
- Còn bao nhiêu mục tiêu dang dở chưa hoàn thành?
Việc tập trung vào những mục tiêu ưu tiên trong tuần trước giúp cho sự tập trung tại doanh nghiệp tăng lên rất nhiều. Thay vì để mọi thứ ngoài tầm kiểm soát, anh chị chủ doanh nghiệp sẽ hoàn toàn có cơ hội nhìn rõ ưu tiên của mình hàng tuần và tập trung vào đó. Chỉ riêng việc này cũng đã giúp cho hiệu suất làm việc của doanh nghiệp tăng lên đáng kể.
Bước tiếp theo, chúng ta sẽ cùng nhìn nhận lại những vấn đề đã phát sinh trong một tuần vừa qua. Câu hỏi chính sẽ là:
I: Issues – Đâu là những vấn đề phát sinh trong tuần mà tôi hoặc đội ngũ đã phải đối mặt?
Với những trường hợp tuần vừa qua không đạt được mục tiêu như kỳ vọng, thì cuộc họp này phải xác định được các vấn đề đã phát sinh, vậy thì:
- Vấn đề mà tuần vừa rồi gặp phải là gì?
- Chúng ta đã đối diện với các vấn đề đó như thế nào? Và theo cách nào?
- Chúng ta có học được gì từ những thách thức đó hay không?
Và ngay cả khi tuần vừa qua là một tuần đã làm việc vô cùng hiệu quả, không có bất cứ vấn đề gì, thì giai đoạn này cũng vô cùng hữu ích với các câu hỏi sau:
- Tuần vừa rồi tôi đã học được bài học gì có giá trị?
- Tôi có thể áp dụng bài học này thế nào để hiệu suất công việc tiếp tục được tăng lên trong thời gian tới?
Sau khi đã nhìn rõ được những vấn đề phát sinh, cách mà mình và đội ngũ đã đối diện xử lý các vấn đề đó, câu hỏi tiếp theo sẽ là:
O: Oppotunities – Đâu là những cơ hội hoặc giải pháp mà tôi có thể triển khai trong thời gian tới nhằm đạt được mục tiêu hiệu quả hơn trong tuần tiếp theo?
- Trong tuần qua, có những cơ hội nào?
- Có những giải pháp nào hoặc hướng đi nào đã được đề xuất?
- Mức độ hiệu quả của giải pháp đã đề xuất?
- Giải pháp nào phù hợp với giai đoạn này?
- Việc các thành viên đã tổ chức cuộc họp nội bộ với nhau có mang lại những điều gì tích cực để thay đổi tình hình không?
Những câu hỏi trên vô cùng quan trọng, và giúp chúng ta nhìn nhận rõ nhiều khả năng, nhiều cơ hội và vô vàn giải pháp. Việc nhìn nhận rõ những điều đó giúp chúng ta lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất về năng lực và nguồn lực của doanh nghiệp để từ đó đạt được hiệu suất tốt hơn trong tuần tiếp theo.
Ở giai đoạn cuối của phiên họp, những câu hỏi quan trọng sẽ là:
N: Nextstep – Vậy bước tiếp theo của chúng ta trong tuần này là gì?
Dựa trên tất cả những thông tin đầu vào đó, cuối cùng, mục đích của việc tổ chức cuộc họp tại công ty sẽ dùng để quyết định quyết định:
- Tuần này sẽ tập trung ưu tiên vào các mục tiêu gì?
- Cần thay đổi gì so với tuần trước thì sẽ đem lại hiệu quả tốt hơn?
- Thước đo nào cần được sử dụng để đánh giá công việc?
- Cái mục tiêu và thời hạn cụ thể cho mỗi mục tiêu là gì
Anh chị có thể thấy, trên đây là sơ bộ hướng dẫn cách thức tổ chức một cuộc họp giao ban công ty, hoặc cuộc họp giao ban các bộ phận vô cùng hiệu quả thường được mình hướng dẫn anh chị chủ doanh nghiệp áp dụng và đạt được hiệu quả nâng cao hiệu suất rất nhiều so với những cuộc họp không có cấu trúc và lãng phí thời gian của cả doanh nghiệp.
Chỉ bằng cách luyện tập và duy trì thói quen này đều đặn mỗi tuần, chúng ta sẽ nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp lên gấp nhiều lần.
Để có những kết quả tốt hơn, vấn đề không nằm ở chỗ chúng ta học được kiến thức mới gì. Vì TÔI BIẾT RỒI chính là cái bẫy khiến chúng ta bị tụt hậu và bỏ lỡ nhiều cơ hội.
Điều quan trọng nhất là SỰ CHUYỂN HÓA, mà sự chuyển hóa này đến từ sự áp dụng kiến thức vào thực tế và duy trì nhất quán trong dài hạn.
Phương pháp tổ chức cuộc họp giao ban công ty hiệu quả theo công thức LION này là một phần nhỏ trong khóa học Quản lý Thời gian dành cho SẾP. Anh chị có thể tham khảo thêm thông tin nếu thấy phù hợp.
>> Xem thêm: Mẫu biên bản cuộc họp công ty
Từ khóa: Tổ chức cuộc họp, Công thức LION, Họp giao ban công ty
Nếu anh/chị muốn được thảo luận thêm để hiểu kỹ cách áp dụng vào doanh nghiệp của mình, hãy đặt lịch hẹn với mình nhé. Mình luôn dành một quỹ thời gian nhất định mỗi tuần để làm việc cùng với anh chị chủ doanh nghiệp.
Thân mến
Donnie
